Notieren Sie alle Aufgaben, die Sie in der nächsten Woche erledigen möchte. Dann bewerten Sie diese Aufgaben nach ihrer Priorität. Berücksichtigen Sie dabei, welche Bedeutung das Ergebnis der Aufgabe für Sie hat. Zum anderen bewerten Sie den Zeitaufwand für die Aufgabe. Bei der Bewertung der Aufgaben geht es immer um das Verhältnis von Zeitaufwand und Bedeutung der Aufgabe. Das Ergebnis der Aufgabe bewerten Sie dabei im Vergleich zu anderen anstehenden Aufgaben.

ABC-Analyse: Was ist wichtig und dringend?

  • Das Ergebnis von A-Aufgaben hat im Vergleich zum Ergebnis anderer Aufgaben eine hohe Bedeutung für Sie, z.B. weil die Aufgabe in einer Stellenbeschreibung als Kerntätigkeit beschrieben wurde oder der Erfolg des Unternehmens direkt an der erfolgreichen Erledigung der Aufgabe hängt. Ist der Zeitaufwand für diese Aufgaben im Verhältnis zu Ihrer Bedeutung vertretbar, sollten die Aufgaben mit einer hohen Priorität und wenn möglich im Tagesplan während eines Leistungshoch (bei den meisten Menschen am Vormittag) erledigt werden. Ist der Zeitaufwand hoch, muss die Aufgabe langfristig geplant werden.
  • Hat die Aufgabe eine weniger hohe Bedeutung, entspricht der Zeitaufwand aber der Bedeutung der Aufgabe, handelt es sich um eine B-Aufgabe. Diese Aufgabe ist wichtig, kann aber außerhalb des Leistungshoch erledigt werden.
  • Ist der Zeitaufwand für eine Aufgabe hoch im Vergleich zu ihrer geringen Bedeutung, handelt es sich um eine C-Aufgabe. Diese Aufgaben müssen erledigt werden, können aber für Zeiten geplant werden, in denen die Konzentrationsfähigkeit nicht mehr maximal ist, oder in der mit Störungen zu rechnen sind. Außerdem sollten Sie bei C-Aufgaben prüfen, ob diese Aufgaben delegiert werden können.
ABC-Analyse für Ihr Zeitmanagement
Die ABC Analyse hilft Ihnen dabei, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden.
  • Gibt es Aufgaben, bei denen Sie sich über die Bedeutung des Ergebnisses im Unklaren ist? Woran könnte das liegen?
  • Gibt es Aufgaben, deren Wichtigkeit Sie einschätzen als Kolleginnen, Kunden oder Vorgesetzte?
  • Gibt es Aufgaben, die eine hohe Wichtigkeit haben, die Sie aber ungern angehen? Woran liegt das? Welche Strategien gibt es, damit umzugehen?

Planen Sie Ihre Aufgaben

Auf Basis der Bewertung der Aufgaben planen Sie (z.B. mit Hilfe eines digitalen Kalenders wie Outlook, in einem Tagesplan oder in einem Papierkalender) den nächsten Arbeitstag und die nächste Arbeitswoche. Planen Sie A-Aufgaben zu Zeiten, in denen Sie konzentriert und störungsfrei arbeiten können, B- und C-Aufgaben planen Sie eher außerhalb des individuellen Leistungshoch.

Überlegen Sie langfristige Aufgaben (die Sie in den nächsten vier Wochen erledigen möchte bzw. Aufgaben, die Sie in den nächsten 12 Monaten erledigen möchte) und entscheiden Sie, welche Schritte bereits jetzt notwendig sind.

Zeitpuffer und Erholungen einplanen.

Überprüfen Sie Ihren Tages- und Wochenplan und nehmen Sie notwendig Änderungen vor.

  • Wie realistisch ist die Planung?
  • Welche Aufgaben sind möglicherweise zu knapp geplant?
  • Sind Störungen und Unterbrechungen eingeplant?
  • Ist Zeit für Unvorhergesehenes eingeplant?
  • Sind genügend Zeitpuffer eingeplant?

Überlegen Sie, was Sie während oder nach einem Arbeitstag tun können für Entspannung und Erholung, z.B. eine entspannte Tasse Kaffee in einem Café in der Morgensonne, eine halbe Stunde Joggen im Park oder ein Theaterbesuch am Abend. Im ersten Schritt geht es darum, mögliche Ideen zu sammeln und zu notieren. Dann legen Sie fest, wo im erstellten Tages- und Wochenplan Erholungsphasen eingebaut werden können und entscheidet, was umsetzbar ist.

Ein einfaches Zeitmanagement-Werkzeug ist die 3-W-Regel. Dabei werden die folgenden Fragen beantwortet:

  • Welche Aufgaben / Arbeitsschritte sind zu tun?
  • Wie lange werden die Arbeitsschritte dauern?
  • Welche Zeitpuffer plane ich ein?
Wie kann ich Aufgaben planen, um effizient arbeiten zu können?
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