Ein effizientes Zeitmanagement zu entwickeln ist das Anliegen vieler Führungskräfte. Es geht darum die Balance zu finden zwischen dem Lernen von konkreten Methoden für das Zeitmanagement und der Arbeit an den eigenen Zielen, Werten und Beliefs. Ob Sie zufrieden mit der eigenen Arbeit sind beeinflusst, ob Sie effizient arbeiten und planen. Dieses Leadership 365 | Tool können Sie nutzen, um Ihre eigenen Kompetenzen in der Zeit- und Aufgabenplanung zu reflektieren. Außerdem trägt das Tool dazu bei, Sie für Veränderung zu motivieren.

1. Reflektieren Sie einen typischen Arbeitstag

Nehmen Sie sich zunächstsich einige Minuten Zeit, um einen typischen Arbeitstag zu reflektieren. Tragen Sie die Zeitanteile, die Sie für einzelne Aufgaben und Tätigkeiten benötigen, in ein Kreisdiagramm ein (z.B. in dem Sie die entsprechenden Anteile schraffieren oder farbig markieren). Dabei kommt es weniger darauf an, die einzelnen Arbeitstätigkeiten genau zu beschreiben, wichtiger ist das Verhältnis unterschiedlicher Tätigkeiten (z.B. Besprechungen vs. konzentrierte Arbeit, oder Arbeit vs. Freizeit). Am besten markieren Sie zunächst die Zeit für Schlafen und Erholen, z.B. ein Viertel des Kreises für 6 Stunden Schlaf. Falls es Ihnen nicht gelingt, einen typischen Arbeitstag zu reflektieren, z.B. weil sich die Arbeitstage sehr stark voneinander unterscheiden, dann kann auch ein konkreter Arbeitstag der vergangenen Woche visualisiert werden.

 

2. Wie ist der Soll-Zustand?

Erstellen Sie dann ein zweites Kreisdiagramm, das die Vorstellung von einem idealen Arbeitstag wiedergibt.

  • Wie müssten die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten verteilt sein, damit Sie zufrieden mit einem Tag sind?
  • Wie ist die Verteilung von Arbeit und Freizeit?
  • Wie viel Zeit ist für Familie, Hobbies, soziale Kontakte, Erholung eingeplant?

Das erstellte Diagramm kann für die Visualisierung weiterer Aspekte verwendet werden, z.B. in dem anstrengende (rot) und erholsame (grün) Tätigkeiten markiert werden, oder produktive und weniger produktive Aufgaben.

3. Wie gut ist mein Zeitmanagement?

Vergleichen Sie die beiden Diagramme.

  • Wo sind Unterschiede zu erkennen?
  • Welchen Veränderungsbedarf sehen Sie?
  • Welche Veränderungen hätten die größten Auswirkungen?
  • Welche konkreten Strategien für eine Veränderung gibt es?

Vorlagen zum Download

Wie entwickele ich ein effizientes Zeitmanagement?
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