Im Folgenden wird der Begriff Zeitfresser verwendet, für Aufgaben und Tätigkeiten, die Sie vom effizienten und zielführenden Arbeiten abhalten, Sie unterbrechen und Ihre Aufgabenplanung durcheinanderbringen. Im Folgenden stelle ich drei Reflexion-Fragen vor, die Sie für einen Einstieg in das Thema nutzen können.

1. Was frisst meine Zeit?

Sammeln Sie als Erstes typische Zeitfresser, die das eigene Zeitmanagement erschweren, effizientes Arbeiten verhindern oder unzufrieden machen. Wenn Sie das Tool mit einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin anwenden, können Sie die Aussagen auf Moderationskarten notieren. Fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist. In diesem Schritt geht es zunächst darum, möglichst viele Ideen zu sammeln. Wenn Sie das Tool mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter anwenden, können Sie als Führungskraft weitere typische Zeitfresser vorschlagen. Typische Zeitfresser sind:

  • Fehlende Prioritäten
  • “Verzetteln” mit unnötigen Aufgaben
  • Suche nach Informationen
  • Telefonische Unterbrechung
  • Ständiges E-Mail checken
  • Wartezeiten
  • Fehlende Informationen
  • Ablenkungen z.B. durch Lärm
  • Schlecht vorbereitete Gesprächspartner
  • Ausschweifende Besprechungen

2. Welche Zeitfresser möchte ich verändern?

Was soll verändert werden? Für den Beginn genügt es, sich auf die 3 bis 5 größten Zeitfresser festzulegen. Für die Punkte, die Sie verändern möchte, geht es zunächst darum, die positive Absicht zu identifizieren, die dahinter stehen könnte. Das ist notwendig, um mögliche Alternativen zu finden, mit denen das Ziel erreicht werden kann, welches hinter einem Zeitfresser steht.

  • Gibt es einen Nutzen, den diese Zeitfresser haben?
  • Welche Funktion hat dieser Zeitfresser?
  • Bereiten die Zeitfresser Freude und machen Spaß? Oder nerven und stören sie?
  • Was stellen die Zeitfresser sicher, wofür sind sie gut?

3. Welche Strategien helfen mir dabei, Zeitfresser auszuschalten?

Überlegen Sie, welche Strategien dabei helfen könnten, die Zeitfresser auszuschalten oder abzuschwächen. Regen Sie Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter an, bei jeder Strategie konkrete Schritte für die Umsetzung festzulegen und genau zu überlegen, welche Veränderungen am nächsten Tag (bzw. spätestens, wenn der Zeitfresser wieder auftritt) sie oder er sich vornimmt.

Fragen Sie außerdem nach, ob die identifizierte positive Absicht des Zeitfressers mit der neuen Strategie trotzdem umgesetzt werden kann, oder welche alternativen Verhaltensweisen notwendig sind, um die positive Absicht zu integrieren. Insbesondere bei Zeitfressern, für die andere Personen verantwortlich sind (z.B. telefonische Unterbrechungen), müssen Sie sicherstellen, dass sich die neue Strategie auf konkrete Verhaltensweisen bezieht, die Sie oder Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiter auf wirklich in der Hand haben und beeinflussen können.

Wie geht’s weiter? Planen Sie als nächstes Ihren Tag. Dabei hilft Ihnen das Leadership 365 | Tool Zeitplanung. 

Mehr Ideen zum Thema Zeitmanagement finden Sie auf der Übersichtsseite zum Thema Zeitmanagement in der Leadership 365 | Knowledge Base.

Wie kann ich mein Zeitmanagement optimieren und Zeitfresser verändern?
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